Chia sẻ cách giao việc và quản lý đội nhóm từ kinh nghiệm cá nhân

64

Các AE làm việc có kinh nghiệm từ 2-3 năm khi lên cấp quản lý sẽ gặp vấn đề lớn đó là khả năng quản lý đội nhóm, sử dụng đòn bẩy con người để đạt được mục tiêu.

Thường thì AE làm một mình thì rất hiệu suất nhưng khi được giao quản lý nhân sự mới làm các công việc cũ thì lại chạy không mượt, không hiệu suất. Đây là vấn đề mà đến bây giờ mình vẫn không làm tốt. Tuy nhiên làm fail thì rút kinh nghiệm tìm hướng mới để khắc phục.

Sau đây là một vài cách mà mình đang áp dụng cho team

  1. Nói được – làm được – làm tốt và làm gương

Do xuất thân từ ngành TMĐT nên mối quan hệ của mình với các AE trong ngành là rất nhiều, được nghe nhiều câu chuyện “ngành” mà ít ai chia sẻ cho.

Điển hình mình có thằng bạn làm bên công ty X, công ty này tuyển cấp quản lý về vận hành kênh MKT online cho công ty thì “may mắn” mời được 1 thánh thích “chỉ tay năm ngón” chỉ lên kế hoạch và giao khoán cho nv nó làm mà không gửi kèm file chỉ dẫn (vì có biết quái gì về nghiệp vụ đó đâu). Theo như thằng bạn kể lại thì 1 tháng vẫn chưa biết set cái ads google là gì, fix footer trang chủ lỗi lên lỗi xuống @@. Nhân viên làm sao nể được? Không những vậy mà còn “ăn rơ” với các giải pháp bên ngoài để “kê” chi phí cao thêm mấy chục triệu để ăn hoa hồng giới thiệu. @@

Chính mấy thánh chém gió này mà dân ngành như mình bị tiếng xấu oan từ phía doanh nghiệp (một phần cũng do khâu HR bên đó làm không tốt)

Vì vậy điều rút ra để quản lý một team làm tốt thì thằng quản lý phải là thằng:

  • Nắm rõ ngóc ngách nghiệp vụ của từng hoạt động để khi nhân viên làm biết đang làm đúng hay sai hay “làm màu”
  • Có khả năng nói người khác hiểu để làm (hay còn gọi là khả năng training đào tạo) > cái này cực quan trọng
  • Phải đề ra kế hoạch đúng và biết cách chia nhỏ ra triển khai theo thời gian hoặc từng hạn mục để hoàn thành
  • Làm gương, làm mẫu trước cho nhân viên thấy đó làm theo (cũng là khuôn mẫu để đánh giá hiệu suất thái độ nhân sự mới)
  1. Đóng gói nội dung training đào tạo

Việc nhân sự mới ra vào team là rất thường xuyên nên không thể cứ có nhân sự mới vào là lại ngồi training từ đầu (thời gian đâu mà làm việc của mình).

Vì vậy cần phải cô đọng các nội dung training dưới dạng bài viết, video,… để dùng được lâu dài. Nhân sự mới vào chỉ cần giao tiếp một vài phút và cho xem lại các nội dung traning cũ để có thể bắt nhịp được nghiệp vụ rồi.

Mình tạo ra các bài viết, quay video hướng dẫn nghiệp vụ vừa để sharing cho mọi người vừa nhằm mục đích cho team học theo.

  1. Giao việc kèm theo trách nhiệm

Không phải cứ đợi nhân sự nắm được nghiệp vụ rồi mới giao trách nhiệm mà AE nên giao việc giao trách nhiệm ngay từ ban đầu cho mỗi bạn nhân sự để các bạn làm quen với áp lực trong công việc.

Ví dụ team intern ngành TMDT mà mình mới nhận thực tập, ngay từ đâu đã giao trách nhiệm mỗi bạn, bạn nào làm thư ký, ai lo thiết kế logo slogan cho team, ai làm nhiệm vụ hỗ trợ kỹ thuật v.v…

Bằng cách này người quản lý mới giảm tải được công việc của mình để tập trung làm các hoạt động quan trọng hơn.

  1. Làm công tác tư tưởng định hướng đúng đắn cho nhân sự

Nhân sự mới vào còn lạ lẫm chưa có định hướng với công ty thì ngoài dạy nghiệp vụ ra quản lý còn cần phải làm công tác tư tưởng, định hướng phát triển cho nhân sự.

Cái này cực kỳ quan trọng vì nhân sự ngoài làm vì đồng lương ra thì còn vì thằng sếp và nhìn thấy được tương lai sự nghiệp của mình khi đóng góp ở công ty. (Rất nhiều công ty có nhân sự vào ra liên tục là vì chỗ này, do nhân sự không nhìn thấy tương lai phát triển tại công ty hoặc học được việc xong nhảy ra ngoài làm riêng)

  1. Đưa ra quy định, quy tắc làm việc

Các quy định này cần được công khai và cho team đọc kỹ để đề xuất góp ý, sau đó tất cả phải chốt để sau này cứ thế mà làm theo.

  1. Tạo kênh trao đổi thông tin và lưu lại tiến trình làm việc (work flow)

Hiện team mình đang sử dụng các kênh sau

  • Myxteam WorkDone để lên plan kế hoạch team, theo dõi tiến độ làm việc mỗi cá nhân
  • Myxteam WorkChat là kênh trao đổi thông tin nhanh trong ngày

Bằng cách này các nhân sự sẽ nắm rõ mục tiêu chung và biết công việc mỗi cá nhân (kể cả leader) để tự nỗ lực phấn đấu theo team (bạn khác làm được mà mình không làm được, tự thấy fail để điều chỉnh, mọi người đang nỗ lực mà mình không nỗ lực sẽ bị áp lực thay đổi hoặc off).

Thứ hai là tránh bị miss thông tin khi giao việc và lưu lại lịch sử công việc trên myxteam để khi báo cáo chỉ cần xem tiến độ và các công việc nhân sự checklist ở myxteam để đánh giá minh bạch.

Thứ ba nếu có nhân sự mới vào thì chỉ cần cho xem các video training + một bạn nv kèm 1 tuần + thêm vào myxteam sẽ nắm rõ mình cần làm gì (vì chỉ cần nhìn lại lịch sử cv của nhân sự cũ đang làm là bắt nhịp được ngay, lúc này quản lý không cần tác động nhiều)